Privacybeleid

Dit privacybeleid beschrijft hoe Zambon de persoonsgegevens die we over u verzamelen en gebruiken, verzamelt, bewaart en gebruikt in het kader van onze relatie met u als leverancier, verkoper, consultant, kandidaat, distributeur, zorgverlener of patiënt. Dit beleid kan op u van toepassing zijn voor verschillende aspecten, of voor slechts enkele ervan.

U hebt het recht om over onze gegevensverwerkingspraktijken te worden ingelicht en de persoonsgegevens die we over u bewaren, te beheren. Dit document is daarom bedoeld om u transparante en gedetailleerde informatie te geven over hoe en waarom we uw persoonsgegevens verzamelen, bewaren en gebruiken, en over hoe u uw rechten onder de wetgeving op gegevensbescherming kunt uitoefenen.

Dit privacybeleid werd gepubliceerd op 1 september 2018 en voor het laatst bijgewerkt op 10 juni 2020.

1) Wie we zijn

Zambon nv is een vennootschap met maatschappelijke zetel in de Burgemeester E. Demunterlaan 3 te 1090 Brussel in België en geregistreerd bij de Kruispuntbank voor ondernemingen onder nummer 0403.069.741 ('Zambon' of 'wij').

Als verwerkingsverantwoordelijke respecteren we uw recht op privacy en verwerken we enkel de persoonsgegevens die u ons verstrekt in overeenstemming met de wetgeving op gegevensbescherming en zoals beschreven in dit beleid. (De wetgeving op gegevensbescherming omvat (i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/679) ('AVG') en (ii) alle andere bestaande of nieuwe wetten inzake of van invloed op de verwerking van de gegevens en privacy van een levend persoon).

Hebt u vragen over hoe we uw persoonsgegevens verzamelen, bewaren en gebruiken of andere vragen over privacy, stuur ons dan een e-mail op privacy-be@zambongroup.com.

2) De persoonsgegevens die we over u verzamelen en de doeleinden waarvoor we deze verwerken:

Hieronder vindt u een overzicht:

van de categorieën van persoonsgegevens die wij (of externe gegevensverwerkers die in onze naam en voor onze rekening handelen) over u kunnen verzamelen, gebruiken en bewaren;
van de doeleinden waarvoor deze gegevens zouden worden verzameld;
van de rechtsgrondslag van de verwerking.

Overzicht van de categorieën van persoonsgegevens die wij (of externe gegevensverwerkers die in onze naam en voor onze rekening handelen) over u kunnen verzamelen, gebruiken en bewaren:

Zorgverleners. De gegevens die we zouden kunnen verzamelen en verwerken, zijn:
- Contactgegevens bijv.: naam, adres
- E-mailadres
- Bankgegevens
- Btw- of bedrijfsregistratienummer
- Specialisatie
- Metagegevens (inclusief de gegevens van afzender en ontvanger, gebruikte IP-adressen, serverinformatie, datum, tijd, lezingen en ontvangstbevestigingen voor de communicatie tussen u en Zambon)
- Bedrijfsgegevens en -nummer
- Rijksregister- en/of INAMI-nummer
- Toestemming om informatie over/aanbiedingen voor producten te verzenden
- Cv (andere professionele ervaring of referentiegegevens)
- Overdrachten van effecten (in het kader van de Sunshine Act)
- Voorschrijfgedrag
- Voorkeuren voor gebruik van bepaalde geneesmiddelen
- Medische vragen over de producten
- Vragen om medische stalen
- Partnergegevens (enkel in geval van nood tijdens een door Zambon geboekte reis)
- Veiligheidsrapporten in verband met hun patiënten
- Beschrijving van het geval van de patiënt (bijvoorbeeld: in promotiemateriaal)
- Medische testgegevens
- Gebruiksgegevens van de website

Patiënten. De gegevens die we zouden kunnen verzamelen en verwerken, zijn
A. In het kader van geneesmiddelenbewaking:
- Contactgegevens, bijvoorbeeld: naam, postadres
- E-mailadres
- Behandelende arts
- Toestemming om informatie over de producten te sturen
- Gezondheidsgegevens als: lichamelijke/geestelijke gezondheid; eerdere medische aandoeningen; huidige medische aandoeningen; bijwerkingen; geneesmiddelen; medische testgegevens; gegevens van LRX-onderzoeken (geanonimiseerde patiënten, ingedeeld in leeftijdsgroepen)
B. In het kader van medische gegevens voor zorgverleners en na schriftelijke toestemming van de patiënt verkregen door de zorgverlener:
- Beschrijving van het geval van de patiënt (bijvoorbeeld: in promotiemateriaal)
- Video/foto’s (via zorgverleners in het kader van promotiemateriaal, getuigenissen van patiënten)

Andere; Leveranciers; Verkopers; Consultants; Vertegenwoordigers; Distributeurs. De gegevens die we zouden kunnen verzamelen en verwerken, zijn:
- Contactgegevens bijv.: naam, adres
- E-mailadres
- Telefoonnummer
- Volledige contactgegevens van de werkgever (of van de leverancier, verkoper, consultant, vertegenwoordiger of distributeur zelf als het om een natuurlijke persoon/betrokkene gaat, inclusief websiteadres)
- Btw- of bedrijfsregistratienummer
- Bankgegevens
- Consultatierooster
- Contractvoorkeur
- Nationale registratienummers
- Overeenkomsten en contracten

De gegevens die we in specifieke situaties verzamelen:

Specifiek van de kandidaten, we kunnen de contactgegevens (naam, adres, telefoonnummer), evaluatieformulieren, cv, referenties, gegevens over sociale media (bijv. LinkedIn), antecedentenonderzoeken (bevestiging van kwalificaties) en interviewnotities verzamelen.

We bewaren en gebruiken deze gegevens om maatregelen te nemen (besluiten om al dan niet aan te nemen) op verzoek van de kandidaat alvorens een mogelijke arbeidsovereenkomst te sluiten.

Bewakingscamera. We kunnen CCTV-videobeelden in onze vestigingen verzamelen. Zambon zorgt ervoor dat alle personen door een bord bij de ingang van de vestiging worden ingelicht en dat dit aan alle voorschriften voor CCTV-opnames voldoet.

We bewaren en gebruiken deze gegevens om veiligheidsredenen in onze vestigingen.

Cookies en vergelijkbare technologieën, we kunnen persoonsgegevens over u verzamelen zoals beschreven in ons cookiebeleid dat u kunt raadplegen op: www.zambon.com.

3) Voor welke doeleinden kunnen we uw gegevens verwerken en gebruiken?

Zambon verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens voor de hieronder beschreven doeleinden. De verwerking is beperkt tot de specifieke doeleinden van zijn activiteiten en Zambon let erop dat enkel de gegevens die voor de specifieke doeleinden in kwestie nodig en relevant zijn, worden verwerkt.

Over het algemeen verwerkt Zambon uw gegevens in wettelijk toegestane omstandigheden en in het bijzonder:

om aan de wettelijke verplichtingen van Zambon te voldoen;
om de maatregelen te nemen die nodig zijn om een contract te kunnen sluiten en uitvoeren;
om de legitieme belangen van Zambon te verwezenlijken en na te streven, rekening houdend met een eerlijk evenwicht tussen zijn belangen en uw rechten en vrijheden;
in bepaalde specifieke gevallen, op grond van uw toestemming - gegeven na een specifiek en ondubbelzinnig verzoek, voorafgegaan door duidelijke en begrijpelijke informatie - die u altijd in overeenstemming met de wet kunt intrekken.

3.1 Naleving van de wet

Zambon is gebonden aan veel wetten en regels die vereisen dat uw gegevens tijdens zijn vele activiteiten worden verwerkt. Deze verplichtingen kunnen inhouden dat Zambon met de bevoegde autoriteiten en/of derden samenwerkt en, in voorkomend geval, bepaalde van uw gegevens aan hen doorgeeft.

Deze verplichtingen vallen onder meer onder de volgende wet- en regelgeving:

de wet van 25 maart 1964 op geneesmiddelen en de uitvoeringsbesluiten ervan, evenals de ethische code van Mdeon (bijvoorbeeld, wetgeving op stalen, implementatie van de verplichte visumprocedure, enz.);
het Belgisch Wetboek van de inkomstenbelasting (opstelling van de jaarlijkse resultatenrekening 281.50) en, meer in het algemeen, de verplichting voor Zambon om bij te dragen aan de strijd tegen fraude en belastingontduiking;
de Sunshine Act (inclusief verplichte kennisgeving van premies of voordelen die deze rechtstreeks of onrechtstreeks aan zorgverleners en zorginstellingen verstrekt);
Melding van bijwerkingen: Zambon is verplicht om relevante gegevens over geneesmiddelenbewaking door te geven aan gezondheidsautoriteiten over de hele wereld (inclusief landen die mogelijk een ander niveau van gegevensbescherming dan de EU hebben). Voor zorgverleners bevat het rapport de naam, het beroep (bijv. arts, apotheker), de initialen of het adres, het e-mailadres en het telefoonnummer die werden verstrekt. Contactgegevens zijn nodig om contact met de melder op te nemen om volledige, hoogwaardige gegevens over de bijwerkingen te verkrijgen. Als de melder zijn contactgegevens niet wil verstrekken, wordt de term 'vertrouwelijk' in het veld voor de naam van de melder ingevoerd. Voor patiënten bevat het rapport enkel leeftijd/geboortedatum/geboortejaar, geslacht en initialen, maar nooit de naam van de patiënt.
de verplichting om bij te dragen tot de strijd tegen marktmisbruik, de detectie en mededeling van bepaalde gegevens aan de bevoegde autoriteiten;
het afhandelen van klachten en meer in het algemeen de verplichting om consumenten van producten en diensten van Zambon te beschermen.

3.2 Contractuele relatie met Zambon

In bepaalde gevallen kan het nodig zijn dat Zambon bepaalde gegevens moet verkrijgen en verwerken alvorens contracten te sluiten, in het bijzonder om

uw vragen of verzoeken in verband met de producten of diensten te beantwoorden;
de voorwaarden te bepalen en de voorwaarden te garanderen waaronder het contract wordt gesloten.

In het kader van de uitvoering of het beheer van bestaande contracten moet Zambon verschillende procedures en activiteiten voor gegevensverwerking invoeren om aan zijn administratieve en boekhoudkundige verplichtingen te voldoen en zijn zakenrelaties met u te beheren.

Dit kan de verwerking van persoonsgegevens omvatten:

voor algemene administratie zoals de verwerking of uitvoering van een document of transactie, activiteit, project of taak ten grondslag aan de zakenrelatie (bijvoorbeeld contract, bestelbonnen, levering, verzending of douane, beheer van bestellingen of stalen, leveringen, facturatie van materiële en immateriële diensten, betalingen, enz.);
om uw deelname aan een evenement te organiseren; u praktische/logistieke informatie over het evenement te geven; u de mogelijkheid te geven om van premies en voordelen van Zambon te genieten, binnen de grenzen die door de wetgeving worden bepaald;
om verplichtingen na te komen of de rechten van Zambon in verband met onze contractuele of zakenrelatie met u of een derde af te dwingen;
om de geleverde diensten en/of producten te certificeren, kwalificeren, beheren;
om bijeenkomsten met vertegenwoordigers te organiseren;
om over contractuele voorwaarden te onderhandelen;
om aan openbare of particuliere aanbestedingen deel te nemen;
om het standpunt van Zambon, de beschuldigingen, de argumenten, de verdediging, de besluiten te ondersteunen, te rechtvaardigen in geschillen en gerechtelijke procedures waarbij u of een derde betrokken is;
om het gebruik van onze site analyseren om de inhoud ervan voortdurend te verbeteren en de prestaties te meten;
om het gebruik van onze site en onze communicatie aan u te optimaliseren en aan te passen.

In dit opzicht kunnen uw gegevens intern binnen Zambon worden gedeeld via verschillende afdelingen en diensten, inclusief deze die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de contractuele relatie met u of voor de uitvoering van een bepaald contract.

Zambon kan uw gegevens verwerken voor andere aanvullende doeleinden in verband met de contractuele relatie die het met u heeft en de uitvoering van het contract.

3.3 Het legitieme belang van Zambon

Zambon verwerkt uw gegevens ook voor het verwezenlijken van zijn legitieme belangen. Daarom streeft Zambon ernaar het juiste evenwicht te vinden tussen de noodzaak om uw gegevens te verwerken en het respecteren van uw rechten en vrijheden, inclusief de bescherming van uw privacy.

Persoonsgegevens worden dus verwerkt voor de volgende doeleinden:

Technische bedrijfsinformatie: analyse van mogelijke concurrenten en zakenpartners en prospectie en beoordeling van mogelijke zakenpartners;
Public relations: marketing en creatie van goodwill voor de organisatie. Zambon kan (i) u vragen stellen over uw tevredenheid om zijn diensten te verbeteren; (ii) u uitnodigingen sturen om aan wetenschappelijke evenementen deel te nemen; en (iii) u gerichte reclame sturen die voor u interessant kan zijn
Marktonderzoek: onderzoek naar voorschrijfgedrag, voorkeuren en andere intenties van mensen om bedrijfsstrategieën te bepalen;
Veiligheid: om de veiligheid van mensen en goederen te garanderen;
Statistisch onderzoek: het uitvoeren van statistische onderzoeken of het verkrijgen van een statistisch resultaat (bijvoorbeeld verspreiding van algemene informatie, hulp bij planning en besluitvorming en dienstverlening aan de wetenschap);
Historisch onderzoek: op basis van privé- of openbare archieven om een gebeurtenis uit het verleden te analyseren of een dergelijke analyse mogelijk te maken.

Specifieke legitieme belang van Zambon: doeleinde van direct marketing

Zambon voert marktsegmentatie en profilering uit, vooral op basis van zakelijke activiteiten, voorschrijfgedrag, patiëntbehoeften, enz. om u producten en diensten aan te bieden die zijn afgestemd op uw professionele en persoonlijke situatie en op de producten/diensten die u al hebt.

Zambon kan uw persoonsgegevens onder andere verwerken:

om u wetenschappelijke informatie of reclame te sturen die voor u interessant kunnen zijn en om u tevredenheidsenquêtes te sturen over de diensten die Zambon u aanbiedt, in overeenstemming met de wetgeving;
Zambon kan (i) u vragen stellen over uw tevredenheid om zijn diensten te verbeteren; (ii) u uitnodigingen sturen om aan wetenschappelijke evenementen deel te nemen; en (iii) u gerichte wetenschappelijke informatie en reclame sturen die voor u interessant kunnen zijn. Om de kwaliteit van de u aangeboden service te verbeteren, kan Zambon metagegevens in verband met de uitwisselingen van Zambon met u analyseren;
voor analyse van het gedrag of de voorkeuren van (mogelijke) klanten op basis van aankopen en andere parameters en/of interacties met klanten; met het oog op het ontwerpen en voorbereiden van zijn marketing- of communicatiecampagnes.

Uw toestemming voor het ontvangen van elektronische communicatie

Zambon kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens, zoals uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres, verwerken om u via direct marketing of nieuwsbrieven gepersonaliseerde informatie, wetenschappelijke informatie, reclame of voorstellen te sturen. In dat geval vraagt Zambon vooraf uw toestemming.

4) Bron van uw persoonsgegevens

Persoonsgegevens die u ons meedeelt

U kunt ons persoonsgegevens over uzelf meedelen door formulieren op onze site in te vullen of zich op onze site in te schrijven of via telefoon, e-mail of anderszins contact met ons op te nemen. Dit omvat gegevens die u ons verstrekt wanneer u zich inschrijft om onze site te gebruiken, u zich abonneert om e-mailmeldingen en/of promotiemateriaal te ontvangen, u zich abonneert om informatie te ontvangen, om aan een wedstrijd deel te nemen, een promotie te gebruiken of op een enquête te reageren.

Persoonsgegevens die we van andere bronnen ontvangen

We kunnen persoonsgegevens over u ontvangen als u een van de andere door ons beheerde websites of een van de andere door ons verleende diensten gebruikt. In dat geval hebben we u, op het moment dat we deze gegevens hebben verzameld, erover ingelicht dat deze intern kunnen worden gedeeld en gecombineerd met gegevens die uit andere bronnen zijn verzameld.

We werken ook nauw samen met derden, in het bijzonder zakenpartners, onderaannemers voor technische en bezorgdiensten, reclamenetwerken, analyseproviders en leveranciers van onderzoeksinformatie, en kunnen van hen persoonsgegevens over u ontvangen. In dat geval hadden deze gegevensverwerkers u op het moment dat ze uw gegevens verzamelden, erover moeten inlichten dat deze met derden konden worden gedeeld.

5) Delen van persoonsgegevens

We zullen uw persoonsgegevens niet bekendmaken, verkopen of verhuren aan derden, tenzij u daarvoor vooraf toestemming hebt gegeven. Als u toestemming hebt gegeven maar later van gedachten verandert, kunt u contact met ons opnemen en stoppen we met al deze activiteiten.

We kunnen persoonsgegevens vrijgeven aan volgende categorieën van ontvangers (in elk geval alleen wanneer dit noodzakelijk blijkt voor de uitoefening van hun functies):

ons personeel (inclusief medewerkers en externe consultants) en professionele adviseurs en vertegenwoordigers;
andere functies en bedrijven van de groep Zambon over de hele wereld;
externe serviceproviders die uw persoonsgegevens namens Zambon verwerken en die de contractuele verplichtingen hebben om uw persoonsgegevens op de juiste manier vertrouwelijk te houden en te beveiligen;
de kopers of mogelijke kopers van alle of een deel van de activiteiten van Zambon (en hun professionele adviseurs) in het kader van een vertrouwelijkheidsovereenkomst;
aan een overheidsinstantie, regelgevende instanties en wetshandhavers of -organen indien vereist voor bovengenoemde doeleinden of indien vereist voor de juridische bescherming van onze legitieme belangen volgens de wet.

6) Bewaring van gegevens

We zullen persoonsgegevens verwijderen zodra ze niet langer nodig zijn om de doeleinden beschreven in dit privacybeleid te vervullen, tenzij ze moeten worden bewaard voor andere fundamentele doeleinden, inclusief maar niet beperkt tot onze wettelijke verplichtingen, klachtenbehandeling en geschillenbeslechting.

In het algemeen worden gegevens die noodzakelijk zijn voor uitvoering van een contract, bewaard voor de duur van de contractuele relatie met Zambon. Ze kunnen ook worden bewaard:

gedurende een periode van 5 jaar vanaf het laatste contact met Zambon (bijvoorbeeld voor klanten, een aankoop of de vervaldatum van een garantie of, voor mogelijke klanten, een klik op een hyperlink in een e-mail);

na uitvoering van het contract, bij tussentijdse archivering, als de verwerkingsverantwoordelijke daartoe wettelijk verplicht is (bijvoorbeeld om aan boekhoudkundige of fiscale verplichtingen te voldoen) of als deze bewijs wil leveren in geval van geschillen en binnen de geldende verjaringstermijn;

De gegevens van accounts die al meer dan vijf jaar inactief zijn, worden automatisch verwijderd.

Volgens de bepalingen van de Sunshine Act moet Zambon gegevens met betrekking tot overdrachten van effecten 10 jaar na publicatie op het platform www.betransparent.be bewaren.

7) Internationale overdrachten

Wanneer we de persoonsgegevens die we over u verzamelen, overdragen aan externe gegevensverwerkers in landen buiten de Europese Economische Ruimte die geen passend beschermingsniveau bieden, garanderen we het gebruik van geschikte tools voor gegevensoverdracht, zoals door de Europese Commissie gepubliceerde standaardcontractbepalingen.

8) Veiligheid

Zambon heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens die u ons verstrekt, te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen incidentele vernietiging, verlies of beschadiging.

9) Uw rechten

Als betrokkene hebt u de volgende rechten:

a) het recht op toegang tot de persoonsgegevens die we over u bewaren;

b) het recht om ons te vragen om verouderde of onjuiste persoonsgegevens die we over u bewaren bij te werken of te corrigeren;

c) bij verwerking op basis van uw toestemming, het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken, zonder de wettigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór intrekking ervan te beïnvloeden;

d) het recht op verwijdering wanneer aan de voorwaarden van artikel 17 van de AVG is voldaan;

e) het recht om de verwerking te beperken wanneer aan de voorwaarden van artikel 18 van de AVG is voldaan;

f) het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens voor zover de voorwaarden van artikel 20 van de AVG op u van toepassing zijn;

g) het recht op bezwaar tegen de verwerking van persoonsgegevens over u, voor zover aan de voorwaarden van artikel 21 van de AVG is voldaan;

h) het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit; en

i) het recht om uw toestemming voor het ontvangen van communicatie voor directmarketingdoeleinden die wij u (met uw toestemming) kunnen sturen, in te trekken.

(Met uitzondering van sectie 9 (h) van dit beleid) kunt u deze rechten op elk moment uitoefenen door ons een e-mail te sturen op privacy-be@zambongroup.com.