Politique de confidentialité

Cette politique relative à la vie privée décrit la collecte, la conservation et l'utilisation qui est faite de vos informations personnelles que nous, Zambon, collectons et utilisons, dans le cadre des relations que nous partageons avec vous en tant que fournisseur, vendeur, consultant, candidat, fournisseur, distributeur, prestataire de soins de santé ou patient. Cette politique peut s'appliquer à vous pour différents aspects, ou pour seulement certains d'entre eux.

Vous avez le droit d'être informé sur nos pratiques de traitement de données et de contrôler les informations personnelles que nous détenons à votre sujet. Ce document est donc destiné à vous fournir des informations transparentes et détaillées sur la manière et les raisons pour lesquelles nous collectons, stockons et utilisons vos informations personnelles, et sur la manière dont vous pouvez exercer vos droits en vertu de la législation relative à la protection des données.

Cette politique relative à la vie privée a été publiée le 1er septembre 2018, dernière mise à jour le 10 juin 2020.

1) Qui sommes-nous

Zambon S.A., est une société ayant son siège social Avenue Bourgmestre E. Demunter 3 à 1090 Bruxelles, en Belgique, et enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0403.069.741 (« Zambon » ou « Nous »).

En tant que responsable du traitement des données, nous respectons votre droit à la vie privée et ne traitons que les informations personnelles que vous nous fournissez conformément aux lois applicables en matière de protection des données et tel que décrit dans la présente politique. (Les lois applicables en matière de protection des données comprennent (i) le Règlement Général sur la Protection des Données (Règlement 2016/679) («RGPD») et (ii) toutes les autres lois existantes ou nouvelles lois relatives au ou impactant le traitement des informations d'une personne vivante et à la vie privée).

Si vous avez des questions sur la manière dont nous collectons, stockons et utilisons vos informations personnelles ou si vous avez d'autres questions relatives à la vie privée, veuillez nous envoyer un e-mail à l'adresse privacy-be@zambongroup.com.

2) Les données personnelles que nous collectons à votre sujet et les finalités pour lesquelles nous les traitons :

Vous trouverez ci-dessous un aperçu:

des catégories de données à caractère personnel que nous (ou les tiers sous-traitants des données agissant en notre nom et pour notre compte) pouvons collecter, utiliser et stocker à votre sujet;
des finalités pour lesquelles ces informations seraient collectées;
de la base juridique du traitement.

Aperçu des catégories de données à caractère personnel que nous (ou les tiers sous-traitant des données en notre nom et pour notre compte) pouvons collecter, utiliser et stocker à votre sujet:

Professionnels de la santé (HCP). Les informations que nous pourrions collecter et traiter incluent:
- Coordonnées du contact ex : nom, adresse
- Adresse e-mail
- Données de compte bancaire
- Numéro de TVA ou d'enregistrement d'entreprise
- Spécialité
- Métadonnées (y compris les informations sur l'expéditeur et le destinataire, les adresses IP utilisées, les informations du serveur, la date, l'heure, les lectures et les accusés de réception relatives à la communication entre vous et Zambon)
- Coordonnées de l'entreprise et numéro d'entreprise
- Numéro de registre national et / ou numéro INAMI
- Autorisation d'envoyer des informations / offres concernant les produits
- CV (autres antécédents professionnels ou détails de référence)
- Transferts de valeurs (dans le cadre du Sunshine Act)
- Comportement de prescription
- Préférences d'utilisation de certains médicaments
- Questions médicales relatives aux produits
- Demandes d'échantillons médicaux
- Coordonnées du partenaire (uniquement en cas d'urgence lors d'un voyage réservé par Zambon)
- Rapports de sécurité liés à leurs patients
- Description du cas du patient (par exemple : dans le matériel promotionnel)
- Données d'essai médicales
- Données d'utilisation du site Web

Patients. Les informations que nous pourrions collecter et traiter incluent
A. Dans le cadre de la pharmacovigilance:
- Coordonnées du contact , exemple : nom, adresse postale
- Adresse e-mail
- Médecin traitant
- Autorisation d'envoyer des informations relatives à des produits
- Données de santé telles que: santé physique/mentale; conditions médicales antérieures; conditions médicales actuelles/en cours; effets indésirables; médicaments; données d'essais médicaux; données issues d'études LRX (patients anonymisés, repris par groupes d'âge)
B. Dans le cadre de l’information médicale à l’intention des professionnels de la santé et après consentement écrit du patient obtenu par le HCP:
- Description du cas du patient (par exemple : dans le matériel promotionnel)
- Vidéo / images (via les HCP dans le cadre de matériel promotionnel, témoignages de patients)

Autres ; Fournisseurs ; Vendeurs ; Consultants ; Agents ; Distributeurs. Les informations que nous pourrions collecter et traiter incluent:
- Coordonnées du contact ex : nom, adresse
- Adresse e-mail
- Numéro de téléphone
- Coordonnées complètes de l'employeur (ou du fournisseur, vendeur, consultant, agent ou distributeur lui-même lorsqu'il s'agit d'une personne physique/d'une personne concernée, y compris l'adresse du site Web)
- Numéro de TVA ou d'enregistrement d'entreprise
- Données de compte bancaire
- Horaire de consultations
- Préférence de type de contrat
- Numéros d'enregistrement nationaux
- Accords et contrats

Les données que nous collectons dans des situations spécifiques :

Concernant spécifiquement les candidats, nous pouvons collecter les coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone), formulaires d'évaluation, cv, références, informations sur les réseaux sociaux (par exemple: LinkedIn), vérifications des antécédents (confirmation des qualifications) et notes d'entretien.

Nous conservons et utilisons ces informations afin de prendre les mesures (décider de recruter ou non) à la demande du candidat avant de conclure un contrat de travail potentiel.

Caméra de surveillance. Nous pouvons collecter des enregistrements vidéo CCTV dans nos locaux. Zambon veille à ce que toutes les personnes soient informées par un panneau à l’entrée de la propriété et que cela soit conformes avec toutes les réglementations applicables concernant les enregistrements CCTV.

Nous conservons et utilisons ces informations pour des raisons de sécurité dans nos locaux.

Cookies et technologies similaires, nous pouvons collecter des informations personnelles à votre sujet comme décrit dans notre politique relative aux cookies qui est accessible sur: www.zambon.com.

3) Pour quelles finalités pouvons-nous traiter et utiliser vos données ?

Zambon collecte et traite vos données personnelles aux fins décrites ci-après. Le traitement est limité aux finalités spécifiques de ses activités et Zambon veille à ce que seules les données nécessaires et pertinentes pour les finalités spécifiques en cause ne soient traitées.

En règle générale, Zambon traite vos données dans les situations autorisées par la loi et plus précisément:

afin de respecter les obligations légales de Zambon;
afin de prendre les mesures préalables nécessaires à la conclusion d’un contrat et à son exécution;
afin de réaliser et poursuivre l’intérêt légitime de Zambon, en tenant compte d'un juste équilibre entre ses intérêts et vos droits et libertés;
dans certains cas spécifiques, en vertu de votre consentement – donné à la suite d'une demande spécifique et non-ambiguë, précédée d'informations claires et compréhensibles – que vous pouvez retirer à tout moment conformément à la loi.

3.1 Respect de la loi

Zambon est liée par de nombreuses lois et réglementations qui imposent que vos données soient traitées dans le cadre de ses nombreuses activités. Ces obligations peuvent impliquer que Zambon coopère avec les autorités compétentes et/ou des tiers et, le cas échéant, leur communique certaines de vos données.

Ces obligations relèvent, entre autres, des domaines juridiques et réglementaires suivants:

la loi du 25 mars 1964 sur les médicaments et ses arrêtés exécutifs, ainsi que le code déontologique de Mdeon (par exemple, législation sur les échantillons, mise en œuvre de la procédure de visa obligatoire, etc.);
le Code belge des impôts sur les revenus (préparation du compte de résultat annuel 281.50) et, plus généralement, l’obligation pour Zambon de contribuer à la lutte contre la fraude et l’évasion fiscale;
la loi Sunshine Act (y compris la notification obligatoire des primes ou des avantages qu'elle procure directement ou indirectement aux professionnels de la santé et aux organisations de soins de santé);
Déclaration des événements indésirables: Zambon est tenue de communiquer les informations pertinentes relatives à la pharmacovigilance aux autorités sanitaires du monde entier (en ce compris aux pays susceptibles de bénéficier d'un autre niveau de protection des données par rapport à l'UE). Pour les professionnels de la santé, le rapport comprendra le nom, la profession (p. ex. médecin, pharmacien), les initiales ou l'adresse, l'adresse électronique et le numéro de téléphone fournis. Les informations de contact sont nécessaires pour pouvoir assurer le suivi avec le rapporteur afin d'obtenir des informations complètes et de haute qualité sur les événements indésirables. Si le rapporteur ne souhaite pas fournir ses coordonnées, le terme «confidentialité» est inscrit dans le champ du nom du rapporteur. Pour les patients, le rapport contiendra uniquement l'âge / la date de naissance / l'année de naissance, le sexe et les initiales fournies, mais jamais le nom du patient.
l'obligation de contribuer à la lutte contre les abus de marché, la détection et la communication de certaines informations aux autorités compétentes;
traitement des plaintes et plus généralement obligation de protéger les consommateurs des produits et services de Zambon.

3.2 Relation contractuelle avec Zambon

Dans certains cas, il se peut que Zambon doive obtenir et traiter certaines données avant de conclure des contrats, en particulier afin de

répondre à vos questions ou demandes relatives aux produits ou services;
déterminer les conditions et garantir les conditions en vertu desquelles le contrat sera conclu.

Dans le cadre de l'exécution ou de la gestion des contrats existants, Zambon doit mettre en oeuvre un certain nombre de processus et d'opérations de traitement de données de différentes formes afin de respecter ses obligations administratives et comptables et de gérer ses relations commerciales avec vous.

Cela peut inclure le traitement des données personnelles pour:

l’administration générale telle que le traitement ou l’exécution de tout document ou transaction, opération, projet ou tâche sous-jacente à la relation commerciale (par exemple, contrat, bons de commande, livraison, expédition ou douane, gestion des commandes ou des échantillons, livraisons, facturation de services corporels et incorporels, paiements, etc.) ;
organiser votre participation à un événement ; vous fournir des informations pratiques / logistiques sur l'événement ; vous permettre de profiter des primes et des avantages de Zambon dans les limites prévues par la loi applicable;
exécuter des obligations ou faire respecter les droits de Zambon en relation avec notre relation contractuelle ou commerciale avec vous ou avec un tiers;
certifier, qualifier, gérer les services fournis et / ou les produits fournis;
organiser des réunions avec des représentants;
négocier les conditions contractuelles;
participer à des appels d'offres publics ou privés;
soutenir, justifier la position de Zambon, les allégations, les arguments, la défense, les conclusions, dans les litiges et les procédures judiciaires vous impliquant vous ou un tiers;
analyser l'utilisation de notre site afin d'améliorer continuellement son contenu et afin de mesurer les performances;
optimiser et adapter l'utilisation de notre site et notre communication à vous.

À cet égard, vos données peuvent être partagées en interne au sein de Zambon au travers de différents départements et services, y compris ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation contractuelle avec vous ou de l'exécution d'un contrat en particulier.

Zambon peut traiter vos données pour d’autres finalités additionnelles en lien avec la relation contractuelle qu'elle a avec vous et avec l'exécution du contrat.

3.3 L’intérêt légitime de Zambon

Zambon traite également vos données pour la réalisation de ses intérêts légitimes. À cette fin, Zambon s'efforce de trouver un juste équilibre entre le besoin de traiter vos données et le respect de vos droits et libertés, en ce compris la protection de votre vie privée.

Les données personnelles sont donc traitées pour les finalités suivantes:

Informations commerciales techniques: analyse des concurrents potentiels et des partenaires commerciaux et prospection et évaluation de partenaires commerciaux potentiels;
Relations publiques: marketing et création de goodwill pour l'organisation. Zambon peut (i) vous poser des questions sur votre satisfaction en vue d’améliorer ses services; (ii) vous envoyer des invitations à participer à des événements scientifiques; et (iii) vous envoyer des publicités ciblées susceptibles de vous intéresser
Études de marché: études sur les comportements de prescription, les préférences et les autres intentions des personnes, afin de déterminer des stratégies commerciales;
Sécurité: afin de garantir la sécurité des personnes et des biens;
Recherche statistique: réalisation d'enquêtes statistiques ou obtention d'un résultat statistique (par exemple diffusion d'informations générales, assistance à la planification et à la prise de décisions et services rendus à la science);
Recherche historique: à partir d'archives privées ou publiques en vue d'analyser un événement passé ou de permettre une telle analyse.

Intérêt légitime spécifique de Zambon: finalité de marketing direct

Zambon réalise une segmentation et un profilage du marché, en particulier en fonction des activités commerciales, du comportement au travers des prescriptions, des besoins des patients, etc., afin de vous proposer des produits et services adaptés à votre situation professionnelle et personnelle et aux produits / services que vous avez déjà.

Zambon peut traiter vos données personnelles, entre autres :

afin de vous envoyer des informations scientifiques ou des publicités susceptibles de vous intéresser et de vous envoyer des enquêtes de satisfaction sur les services que Zambon vous offre, conformément à la loi applicable;
Zambon peut (i) vous poser des questions sur votre satisfaction en vue d’améliorer ses services; (ii) vous envoyer des invitations à participer à des événements scientifiques; et (iii) vous envoyer des informations scientifiques ou des publicités ciblées susceptibles de vous intéresser. Afin d'améliorer de la qualité du service qui vous est offert, Zambon peut analyser les métadonnées liées aux échanges de Zambon avec vous;
pour l'analyse du comportement ou des préférences des clients ou des prospects sur la base d'achats et d'autres paramètres et / ou interactions avec les clients; en vue de réaliser la conception et la préparation de ses campagnes marketing ou de communication.

Votre autorisation pour l’envoi de communications électroniques

Zambon peut traiter vos informations personnelles de contact électroniques, à savoir votre numéro de téléphone portable et votre adresse e-mail, pour vous envoyer des informations personnalisées, des informations scientifiques, des publicités ou des propositions au moyen de marketing direct ou de newsletter. Dans ce cas, Zambon demande préalablement votre consentement.

4) Source de vos données personnelles

Données personnelles que vous nous communiquez

Vous pouvez nous communiquer des informations personnelles à votre sujet en remplissant des formulaires sur notre site ou en vous inscrivant sur notre site ou en nous contactant par téléphone, par e-mail ou autrement. Cela comprend les informations que vous nous fournissez lorsque vous vous inscrivez pour utiliser notre site, que vous vous abonnez pour recevoir des notifications par e-mail et / ou du matériel promotionnel, que vous vous abonnez pour recevoir des informations, pour participer à un concours, bénéficier d'une promotion ou répondre à une enquête .

Données personnelles que nous recevons d’autres sources

Nous pouvons recevoir des informations personnelles à votre sujet si vous utilisez l'un des autres sites Web que nous exploitons ou les autres services que nous fournissons. Dans ce cas, nous vous aurons informé au moment où nous aurons collecté ces données qu’elles pourront être partagées en interne et combinées avec des données collectées à partir d’autres sources.

Nous travaillons également en étroite collaboration avec des tiers, notamment des partenaires commerciaux, des sous-traitants de services techniques et de livraison, des réseaux publicitaires, des fournisseurs d'analyses, des fournisseurs d'informations de recherche et pouvons recevoir de leur part des données personnelles à votre sujet. Dans ce cas, ces sous-traitants de données ont dû vous informer au moment où ils ont collecté vos données qu'elles peuvent peut être partagées avec des tiers.

5) Partage des données personnelles

Nous ne divulguerons, ne vendrons ni ne louerons vos informations personnelles à des tiers, sauf si vous y avez préalablement consenti. Si vous y consentez mais que vous changez d'avis ultérieurement, vous pouvez nous contacter et nous cesserons toute activité de ce type.

Nous pouvons divulguer des données personnelles aux catégories de destinataires suivantes (dans tous les cas, uniquement lorsque cela s'avère être nécessaire pour l'exercice de leurs fonctions):

notre personnel (y compris les employés et les consultants externes), les conseillers et agents professionnels;
d'autres fonctions et entrepris du groupe Zambon dans le monde entier;
des fournisseurs de services tiers qui traitent vos données personnelles pour le compte de Zambon et qui sont tenus par des obligations contractuelles de garder vos données personnelles confidentielles et sécurisées de manière appropriée;
les acquéreurs, ou acquéreurs potentiels, de tout ou partie des activités de Zambon (et de leurs conseillers professionnels), dans le cadre d'un engagement de confidentialité;
à un organisme gouvernemental, à des organismes de réglementation et à des agents ou organismes d'application de la loi lorsque cela est requis pour les finalités susmentionnées, ou si cela est requis pour la protection légale de nos intérêts légitimes en conformité avec les lois applicables.

6) Conservation des données

Nous supprimerons les données personnelles une fois qu'elles ne seront plus nécessaires pour atteindre les finalités décrites dans la présente politique relative à la vie privée, à moins que leur conservation ne soit requise pour d'autres finalités fondamentales, y compris, sans s'y limiter, nos obligations légales, le traitement des réclamations et la résolution des litiges.

En règle générale, les données nécessaires à l'exécution d'un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle avec Zambon. Elles peuvent également être conservées :

pour une durée de 5 ans à compter du dernier contact que les personnes auxquelles elles se rapportent ont eu avec Zambon (p. ex., pour les clients, un achat ou la date d’expiration d’une garantie ou, pour les prospects, un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courrier électronique) ;

après l’exécution du contrat, en archivage intermédiaire, si le responsable du traitement en a l’obligation légale (par exemple, pour répondre à des obligations comptables ou fiscales) ou s’il souhaite se constituer une preuve en cas de contentieux et dans la limite du délai de prescription applicable;

Les données sont automatiquement supprimées pour les comptes inactifs depuis plus de cinq ans.

En vertu des dispositions du Sunshine Act, Zambon doit conserver les données relatives aux transferts de valeurs pendant 10 ans suivant leur publication sur la plateforme www.betransparent.be.

7) Transferts internationaux

Lorsque nous transférons les informations personnelles que nous collectons à votre sujet à des sous-traitants de données tiers localisés dans des pays tiers à l'Espace Economique Européen et qui n'offrent pas un niveau de protection adéquat, nous garantissons l'utilisation d'outils de transfert de données appropriés, tels que les clauses contractuelles types publiées par la Commission Européenne.

8) Sécurité

Zambon a pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les informations personnelles que vous nous fournissez, contre tout traitement non autorisé ou illégal ainsi que contre toute destruction, perte ou dommage accidentel.

9) Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants:

a) le droit d'accéder aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet;

b) le droit de nous demander de mettre à jour ou de corriger toute information personnelle obsolète ou incorrecte que nous détenons à votre sujet;

c) lorsque le traitement est basé sur votre consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans affecter la licéité du traitement réalisé sur la base du consentement avant son retrait;

d) le droit à l'effacement lorsque les conditions de l'article 17 du RGPD sont remplies;

e) le droit de restreindre le traitement lorsque les conditions de l'article 18 du RGPD sont remplies;

f) le droit à la portabilité de vos données dans la mesure où les conditions de l'article 20 du RGPD s'appliquent à vous;

g) le droit de vous opposer au traitement des données personnelles vous concernant, dans la mesure où les conditions de l'article 21 du RGPD sont remplies;

h) le droit de porter plainte auprès d'une autorité de contrôle; et

i) le droit de retirer votre consentement à l'envoi de toute communication réalisée à des fins de marketing direct que nous (avec votre consentement) pourrions vous envoyer.

(À l'exception de la section 9 (h) de cette politique), vous pouvez exercer ces droits à tout moment en nous envoyant un courrier électronique à l'adresse privacy-be@zambongroup.com.